- Có hai loại tham chiếu ô: relative (tương đối) và absolute (tuyệt đối). Các tài liệu tham chiếu tương đối và tuyệt đối hoạt động khác nhau khi sao chép và điền vào các ô cũng khác nhau. Các tham chiếu tương đối thay đổi khi một công thức được sao chép vào một ô khác. Tuy nhiên, các tài liệu tham chiếu tuyệt đối vẫn giữ nguyên không đổi cho dù chúng được sao chép ở đâu. Hãy cùng Tự Học Tin tham khảo bài viết hướng dẫn về các ô tham chiếu tương đối và tuyệt đối trong Excel 2016 nhé!

Tham chiếu tương đối (Relative references)

Theo mặc định, tất cả các tham chiếu ô đều là các tham chiếu tương đối. Khi được sao chép qua nhiều ô, chúng thay đổi dựa theo vị trí tương đối của hàng và cột. Ví dụ: nếu bạn sao chép công thức =A1+B1 từ hàng 1 đến hàng 2, công thức sẽ trở thành =A2+B2. Các tài liệu tham chiếu tương đối đặc biệt thuận tiện khi bạn cần lặp lại cùng một phép tính trên nhiều hàng hoặc cột.

Tạo và sao chép một công thức sử dụng tham chiếu tương đối

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi muốn tạo ra một công thức sẽ nhân giá của mỗi mặt hàng theo số lượng. Thay vì tạo một công thức mới cho mỗi mặt hàng, chúng ta có thể tạo ra một công thức đơn lẻ trong ô D2 và sau đó sao chép nó vào các hàng khác. Chúng ta sẽ sử dụng tham chiếu tương đối để tính tổng cho mỗi mục một cách chính xác.

1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D4.

2. Nhập công thức để tính giá trị mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ gõ =B4*C4.

3. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ được tính và kết quả sẽ hiển thị trong ô.

4. Xác định vị trí fill handle ở góc dưới cùng bên phải của ô mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ xác định vị trí fill handle cho ô D4.

5. Nhấp và kéo fill handle vào các ô mà bạn muốn điền. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn các ô D5:D13.

6. Nhả chuột. Công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn với tham chiếu tương đối, hiển thị kết quả trong mỗi ô.

(*) Lưu ý: Bạn có thể nhấp đúp vào ô đã điền để kiểm tra công thức chính xác của chúng. Các tham chiếu tương đối cho mỗi ô nên khác nhau, tùy thuộc vào hàng.

Tham chiếu tuyệt đối (Absolute references)

Đôi khi có thể bạn không muốn thay đổi một tham chiếu ô lúc sao chép vào các ô khác. Không giống như tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối không thay đổi khi sao chép hoặc điền. Bạn có thể sử dụng một tham chiếu tuyệt đối để giữ hàng và/hoặc cột liên tiếp.

Một tham chiếu tuyệt đối được chỉ định trong một công thức bằng cách thêm vào một dấu đồng đôla ($). Nó có thể đứng trước tham chiếu cột, tham chiếu dòng hoặc cả hai.

Bạn thường sẽ sử dụng định dạng $A$2 khi tạo các công thức chứa tài liệu tham chiếu tuyệt đối. Hai định dạng khác được sử dụng ít thường xuyên hơn.

Khi viết một công thức, bạn có thể nhấn phím F4 trên bàn phím để chuyển đổi giữa tham chiếu ô tương đối và tham chiếu ô tuyệt đối, như trong video dưới đây. Đây là một cách dễ dàng để nhanh chóng chèn một tham chiếu tuyệt đối. 

Tạo và sao chép một công thức bằng tham chiếu tuyệt đối

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng ô E2 (có mức thuế suất 7,5%) để tính thuế doanh thu cho mỗi mục trong cột D. Để đảm bảo tham chiếu đến thuế suất không đổi - ngay cả khi công thức được sao chép và điền vào các ô khác - chúng tôi cần làm cho ô $E$2 một tham chiếu tuyệt đối.

1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, chúng ta sẽ chọn ô D4.

2. Nhập công thức để tính giá trị mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập =(B4*C4)*$E$2, làm cho $E$2 là một tài liệu tham chiếu tuyệt đối.

3. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ tính toán và kết quả sẽ hiển thị trong ô.

4. Xác định vị trí fill handle ở góc dưới cùng bên phải của ô mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ xác định vị trí fill handle cho ô D4.

5. Nhấp và kéo fill handle vào các ô mà bạn muốn điền vào (ô D5:D13 trong ví dụ).

6. Nhả chuột. Công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn với tham chiếu tuyệt đối và các giá trị sẽ được tính trong mỗi ô.

Bạn có thể nhấp đúp vào ô đã điền để kiểm tra chính xác công thức của chúng. Tham chiếu tuyệt đối ở mỗi ô nên giống nhau, trong khi các tham chiếu khác có liên quan đến hàng của ô.

Đảm bảo bao gồm dấu đồng đôla ($) bất cứ khi nào bạn thực hiện tham chiếu tuyệt đối trên nhiều ô. Các dấu đôla đã được bỏ qua trong ví dụ dưới đây. Điều này khiến Excel giải thích nó như một tham chiếu tương đối, tạo ra kết quả không chính xác khi sao chép vào các ô khác.

Sử dụng tham chiếu ô với nhiều trang tính

Excel cho phép bạn tham khảo bất kỳ ô nào trên bảng tính, điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn tham khảo giá trị cụ thể từ một bảng tính khác. Để làm điều này, bạn chỉ cần bắt đầu tham chiếu ô với tên của bảng tính theo sau bởi dấu chấm than (!). Ví dụ, nếu bạn muốn tham khảo ô A1 trên Sheet1, tham chiếu ô của nó sẽ là Sheet1!A1.

(*) Lưu ý rằng: nếu một tên bảng tính chứa dấu cách, bạn sẽ cần bao gồm dấu ngoặc đơn (' ') quanh tên. Ví dụ, nếu bạn muốn tham khảo ô A1 trên một bảng tính có tên là July Budget (Ngân sách tháng 7), thì tham chiếu ô của nó sẽ là 'July Budget'!A1.

Tham chiếu các ô trên các trang tính:

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ tham khảo một ô với một giá trị được tính giữa hai bảng. Điều này sẽ cho phép chúng tôi sử dụng chính xác giá trị trên hai bảng tính khác nhau mà không cần viết lại công thức hoặc sao chép dữ liệu.

1. Xác định vị trí ô mà bạn muốn tham chiếu và lưu ý bảng tính của nó. Trong ví dụ, chúng tôi muốn tham chiếu ô E14 trên bảng tính Menu Order (Đơn đặt hàng).

2. Điều hướng tới bảng tính mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn bảng tính hóa đơn Catering.

3. Xác định vị trí và chọn ô mà bạn muốn giá trị xuất hiện. Trong ví dụ, chúng ta sẽ chọn ô C4.

4. Gõ dấu bằng (=), tên bảng sau dấu chấm than (!) và địa chỉ ô. Trong ví dụ, chúng ta sẽ gõ ='MenuOrder'!E14.

5. Nhấn Enter trên bàn phím. Giá trị của ô được tham chiếu sẽ xuất hiện. Bây giờ, nếu giá trị của ô E14 thay đổi trên bảng tính Menu Order, nó sẽ được cập nhật tự động trên bảng tính hóa đơn Catering.

Nếu bạn đổi tên trang tính của mình ở điểm sau, tham chiếu ô sẽ được cập nhật tự động để phản ánh tên bảng tính mới.

Nếu bạn nhập tên bảng không đúng, lỗi #REF! sẽ xuất hiện trong ô. Trong ví dụ, chúng tôi đã nhầm lẫn tên của bảng tính. Để chỉnh sửa, bỏ qua hoặc điều tra lỗi, nhấp vào nút Error (Lỗi) bên cạnh ô và chọn một tùy chọn từ trình đơn.

 - Có thể bạn có kinh nghiệm làm việc với các công thức chỉ chứa một toán tử, chẳng hạn như 7+9. Các công thức phức tạp hơn có thể chứa một số toán tử toán học, chẳng hạn như 5+2*8. Khi có nhiều hơn một toán tử trong một công thức, thứ tự của phép tính sẽ cho Excel biết thao tác nào cần thực hiện trước. Để viết các công thức cho bạn câu trả lời chính xác, bạn cần phải hiểu được thứ tự thực hiện phép tính. Hãy cùng Tự Học Tin tìm hiểu cách tạo các công thức phức tạp hơn trong Excel 2016. Mời mọi người tham khảo!

Thứ tự của toán tử

Excel tính công thức dựa trên thứ tự của toán tử như sau:

1. Các toán tử nằm trong dấu ngoặc đơn

2. Phép tính hàm mũ (Ví dụ: 3^2)

3. Nhân và chia, tùy vị trí để thực hiện tính trước

4. Cộng và trừ, tùy vị trí để thực hiện tính trước

Tính ghi nhớ (mnemonic) có thể giúp bạn nhớ thứ tự là PEMDAS hoặc Please Excuse My Dear Aunt Sally, nghĩa là thực hiện phép tính trong ngoặc trước, xong đến số mũ, rồi cộng trừ nhân chia.

Dưới đây là cách thứ tự thực hiện phép tính được sử dụng để tính công thức trong Excel.

Sử dụng PEMDAS trong phép tính 10+(6-3)/2^2*4-1. Mặc dù công thức này trông có vẻ phức tạp nhưng chúng ta có thể sử dụng thứ tự từng bước để tìm ra câu trả lời đúng.

Đầu tiên, chúng ta sẽ bắt đầu tính trong ngoặc trước ngoài ngoặc sau. Trong trường hợp này, chỉ có một thứ chúng ta cần tính: 6-3=3.

Như bạn thấy, công thức đã trở nên đơn giản hơn. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét xem có số mũ nào không. Có một số mũ: 2^2=4.

Tiếp theo, chúng ta sẽ giải quyết phép nhân và phép chia, tiến hành thực hiện từ trái sang phải. Bởi vì phép chia đứng trước phép nhân nên nó được tính trước: 3/4=0,75.

Bây giờ, chúng ta sẽ tiếp tục giải phép nhân còn lại: 0.75*4=3.

Tiếp theo, tính đến phép cộng hoặc phép trừ, một lần nữa thực hiện từ trái sang phải. Thực hiện phép cộng trước: 10+3=13.

Cuối cùng, chúng ta thực hiện phép trừ phép còn lại: 13-1=12.

Bây giờ, câu trả lời của chúng tôi là: 12. Và đây chính xác là kết quả bạn sẽ nhận được nếu bạn nhập công thức vào Excel.

Tạo các công thức phức tạp

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cách Excel sử dụng thứ tự của toán tử để giải quyết một công thức phức tạp hơn. Ở đây, chúng tôi muốn tính chi phí thuế doanh thu cho một hoá đơn.

Để làm điều này, chúng ta sẽ viết công thức như =(D3+D4+D5)*0.075 trong ô D6. Công thức này sẽ thêm giá của mặt hàng, sau đó nhân giá trị đó bằng mức thuế suất 7.5% (được viết là 0.075) để tính toán kết quả.

Excel tuân theo thứ tự của toán tử và trước tiên cộng các giá trị trong ngoặc đơn: (45.80+68.70+159.60) = 274.10. Sau nhân giá trị đó với mức thuế suất: 274.10*0.075. Kết quả sẽ cho thấy thuế bán hàng là $20.56.

Điều đặc biệt quan trọng là thực hiện theo thứ tự phép tính khi tạo công thức. Nếu không, Excel sẽ đưa ra kết quả tính toán không chính xác. Trong ví dụ, nếu không có dấu ngoặc đơn, phép nhân sẽ được tính đầu tiên và kết quả đưa ra sẽ không chính xác. Dấu ngoặc đơn thường là cách tốt nhất để xác định phép tính nào sẽ được thực hiện trước trong Excel.

Tạo ra một công thức phức tạp sử dụng thứ tự thực hiện phép tính

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng các tham chiếu ô cùng với các giá trị số để tạo một công thức phức tạp tính tổng một hàm subtotal (hàm phụ). Công thức sẽ tính toán chi phí của mỗi mục trình đơn, sau đó cộng các giá trị này lại với nhau.

1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô C5.

2. Nhập công thức của bạn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ gõ =B3*C3+B4*C4. Công thức này sẽ tuân theo thứ tự thực hiện phép tính, đầu tiên thực hiện phép nhân: 2.79*35 = 97.65 and 2.29*20 = 45.80. Sau đó sẽ cộng các giá trị này để tính tổng: 97.65+45.80.

3. Kiểm tra lại độ chính xác của công thức, sau đó nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ tính toán và hiển thị kết quả. Trong ví dụ, kết quả cho thấy tổng hàm subtotal là $143.45.

Bạn có thể thêm dấu ngoặc đơn vào bất kỳ phương trình nào để dễ đọc hơn. Mặc dù nó sẽ không làm thay đổi kết quả của công thức trong ví dụ này nhưng chúng ta có thể bao gồm các phép nhân trong ngoặc đơn để làm rõ rằng chúng sẽ được tính toán trước khi cộng.

Lưu ý: Excel không phải lúc nào cũng thông báo nếu công thức của bạn có lỗi, do đó bạn hãy kiểm tra tất cả các công thức của mình.

(*) Hẹn gặp lại các bạn ở bài học tiếp theo: Bài 15. Địa chỉ ô (tham chiếu ô)

Nguồn tuhoctin.net

(Người gửi bài: ntkhanh)

 - Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel là khả năng tính toán thông tin số bằng công thức. Giống như một chiếc máy tính, Excel có thể cộng, trừ, nhân và chia. Trong bài viết này, Quản Trị Mạng sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tham chiếu ô để tạo các công thức đơn giản trong Excel 2016. Mời các bạn tham khảo!

Toán tử tính toán

Excel 2016 sử dụng các toán tử tiêu chuẩn cho các công thức, chẳng hạn như dấu cộng cho phép cộng (+), một dấu trừ cho phép trừ (-), một dấu hoa thị cho phép nhân (*), dấu gạch chéo cho phép chia (/) và dấu mũ cho số mũ (^).

Tất cả các công thức trong Excel phải bắt đầu bằng một dấu bằng (=). Điều này có thể là do ô chứa hoặc bằng công thức và giá trị mà nó tính toán.

Tìm hiểu Tham chiếu ô (Cell references)

Mặc dù bạn có thể tạo ra các công thức đơn giản trong Excel 2016 bằng các con số (ví dụ =2+2 hoặc =5*5), hầu hết thời gian bạn sẽ sử dụng các địa chỉ ô để tạo một công thức. Đây được gọi là tạo một tham chiếu ô. Sử dụng tham chiếu ô sẽ đảm bảo rằng các công thức của bạn luôn chính xác vì bạn có thể thay đổi giá trị của các ô được tham chiếu mà không cần viết lại công thức.

Trong công thức dưới đây, ô A3 thêm các giá trị của ô A1 và ô A2 bằng cách làm các tham chiếu ô:

Khi bạn nhấn Enter, công thức tính toán và hiển thị câu trả lời trong ô A3:

Nếu các giá trị trong các ô được tham chiếu thay đổi, công thức sẽ tự động tính toán lại:

Bằng cách kết hợp một phép toán tử với các tham chiếu ô, bạn có thể tạo ra một loạt các công thức đơn giản trong Excel. Các công thức cũng có thể bao gồm một kết hợp các tham chiếu ô và số, như trong các ví dụ dưới đây:

Tạo một công thức

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng một công thức đơn giản và tham chiếu ô để tính toán ngân sách.

1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D12.

2. Nhập dấu bằng (=). Chú ý cách nó xuất hiện trong cả ô và thanh công thức.

3. Nhập địa chỉ ô của ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức: ô D10 trong ví dụ. Một đường viền màu xanh sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.

4. Gõ toán tử toán học bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập dấu cộng (+).

5. Nhập địa chỉ ô của ô bạn muốn tham khảo thứ hai trong công thức: ô D11 trong ví dụ. Một đường viền màu đỏ sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.

6. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô. Nếu bạn chọn ô đó một lần nữa, hãy lưu ý rằng ô đó hiển thị kết quả, trong khi thanh công thức hiển thị công thức.

(*) Lưu ý: Nếu kết quả của một công thức quá lớn để hiển thị trong một ô, nó có thể xuất hiện dưới dạng các dấu hiệu bảng (#######) thay vì một giá trị. Điều này có nghĩa là cột không đủ rộng để hiển thị nội dung ô. Đơn giản chỉ cần tăng chiều rộng cột để hiển thị nội dung ô.

Sửa đổi các giá trị với tham chiếu ô

Lợi thế thực sự của các tham chiếu ô là chúng cho phép bạn cập nhật dữ liệu trong bảng tính mà không cần phải viết lại các công thức. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã sửa đổi giá trị của ô D1 từ 1.200 đôla xuống 1.800 đôla. Công thức trong ô D3 sẽ tự động tính toán lại và hiển thị giá trị mới trong ô D3.

Excel không phải lúc nào cũng cho bạn biết công thức của bạn có lỗi, do đó bạn phải kiểm tra tất cả các công thức.

Tạo ra một công thức sử dụng phương pháp trỏ-và-click

Thay vì nhập các địa chỉ ô theo cách thủ công, bạn có thể trỏ và click vào ô bạn muốn đưa vào công thức của mình. Phương pháp này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi tạo công thức. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ tạo một công thức để tính toán chi phí đặt hàng một số hộp nhựa.

1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D4.

2. Nhập dấu bằng (=).

3. Chọn ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức: ô B4 trong ví dụ. Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức.

4. Gõ phép tính toán tử mà bạn muốn sử dụng. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập dấu nhân (*).

5. Chọn ô bạn muốn tham chiếu thứ hai trong công thức: ô C4 trong ví dụ. Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức.

6. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô.

Sao chép công thức bằng Fill Handle

Các công thức cũng có thể được sao chép vào các ô liền kề với Fill Handle, có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức nếu bạn cần thực hiện tính toán tương tự nhiều lần trong một bảng tính. Fill Handle là hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của (các) ô được chọn.

1. Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn sao chép. Nhấp và kéo Fill Handle vào các ô mà bạn muốn điền.

2. Sau khi bạn thả chuột, công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn.

Chỉnh sửa một công thức

Đôi khi bạn có thể muốn sửa đổi một công thức hiện có. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã nhập một địa chỉ ô không chính xác trong công thức, vì vậy chúng tôi cần phải sửa nó.

1. Chọn ô chứa công thức bạn muốn chỉnh sửa. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D12.

2. Nhấp vào thanh công thức để chỉnh sửa công thức. Bạn cũng có thể nhấp đúp vào ô để xem và chỉnh sửa công thức trực tiếp trong ô.

3. Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh bất kỳ ô nào được tham chiếu. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ thay đổi phần đầu tiên của công thức thành ô tham chiếu D10 thay vì ô D9.

4. Khi hoàn tất, nhấn Enter trên bàn phím hoặc chọn lệnh Enter trong thanh công thức.

5. Công thức sẽ được cập nhật và giá trị mới sẽ được hiển thị trong ô.

Nếu bạn đổi ý, bạn có thể nhấn phím Esc trên bàn phím hoặc nhấp vào lệnh Cancel (Hủy) trên thanh công thức để tránh thay đổi công thức của bạn.

Để hiển thị tất cả các công thức trong một bảng tính, bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấn ` (dấu huyền). Phím dấu huyền thường nằm ở góc trên cùng bên trái của bàn phím. Bạn có thể nhấn Ctrl+` một lần nữa để chuyển về chế độ xem bình thường.

(*) Hẹn gặp các bạn ở bài học tiếp theo: Bài 14. Tạo các công thức phức tạp

Nguồn tuhoctin.net

(Người gửi bài: ntkhanh)