- Có hai loại tham chiếu ô: relative (tương đối) và absolute (tuyệt đối). Các tài liệu tham chiếu tương đối và tuyệt đối hoạt động khác nhau khi sao chép và điền vào các ô cũng khác nhau. Các tham chiếu tương đối thay đổi khi một công thức được sao chép vào một ô khác. Tuy nhiên, các tài liệu tham chiếu tuyệt đối vẫn giữ nguyên không đổi cho dù chúng được sao chép ở đâu. Hãy cùng Tự Học Tin tham khảo bài viết hướng dẫn về các ô tham chiếu tương đối và tuyệt đối trong Excel 2016 nhé!

Tham chiếu tương đối (Relative references)

Theo mặc định, tất cả các tham chiếu ô đều là các tham chiếu tương đối. Khi được sao chép qua nhiều ô, chúng thay đổi dựa theo vị trí tương đối của hàng và cột. Ví dụ: nếu bạn sao chép công thức =A1+B1 từ hàng 1 đến hàng 2, công thức sẽ trở thành =A2+B2. Các tài liệu tham chiếu tương đối đặc biệt thuận tiện khi bạn cần lặp lại cùng một phép tính trên nhiều hàng hoặc cột.

Tạo và sao chép một công thức sử dụng tham chiếu tương đối

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi muốn tạo ra một công thức sẽ nhân giá của mỗi mặt hàng theo số lượng. Thay vì tạo một công thức mới cho mỗi mặt hàng, chúng ta có thể tạo ra một công thức đơn lẻ trong ô D2 và sau đó sao chép nó vào các hàng khác. Chúng ta sẽ sử dụng tham chiếu tương đối để tính tổng cho mỗi mục một cách chính xác.

1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô D4.

2. Nhập công thức để tính giá trị mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ gõ =B4*C4.

3. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ được tính và kết quả sẽ hiển thị trong ô.

4. Xác định vị trí fill handle ở góc dưới cùng bên phải của ô mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ xác định vị trí fill handle cho ô D4.

5. Nhấp và kéo fill handle vào các ô mà bạn muốn điền. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn các ô D5:D13.

6. Nhả chuột. Công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn với tham chiếu tương đối, hiển thị kết quả trong mỗi ô.

(*) Lưu ý: Bạn có thể nhấp đúp vào ô đã điền để kiểm tra công thức chính xác của chúng. Các tham chiếu tương đối cho mỗi ô nên khác nhau, tùy thuộc vào hàng.

Tham chiếu tuyệt đối (Absolute references)

Đôi khi có thể bạn không muốn thay đổi một tham chiếu ô lúc sao chép vào các ô khác. Không giống như tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối không thay đổi khi sao chép hoặc điền. Bạn có thể sử dụng một tham chiếu tuyệt đối để giữ hàng và/hoặc cột liên tiếp.

Một tham chiếu tuyệt đối được chỉ định trong một công thức bằng cách thêm vào một dấu đồng đôla ($). Nó có thể đứng trước tham chiếu cột, tham chiếu dòng hoặc cả hai.

Bạn thường sẽ sử dụng định dạng $A$2 khi tạo các công thức chứa tài liệu tham chiếu tuyệt đối. Hai định dạng khác được sử dụng ít thường xuyên hơn.

Khi viết một công thức, bạn có thể nhấn phím F4 trên bàn phím để chuyển đổi giữa tham chiếu ô tương đối và tham chiếu ô tuyệt đối, như trong video dưới đây. Đây là một cách dễ dàng để nhanh chóng chèn một tham chiếu tuyệt đối. 

Tạo và sao chép một công thức bằng tham chiếu tuyệt đối

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng ô E2 (có mức thuế suất 7,5%) để tính thuế doanh thu cho mỗi mục trong cột D. Để đảm bảo tham chiếu đến thuế suất không đổi - ngay cả khi công thức được sao chép và điền vào các ô khác - chúng tôi cần làm cho ô $E$2 một tham chiếu tuyệt đối.

1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, chúng ta sẽ chọn ô D4.

2. Nhập công thức để tính giá trị mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ nhập =(B4*C4)*$E$2, làm cho $E$2 là một tài liệu tham chiếu tuyệt đối.

3. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ tính toán và kết quả sẽ hiển thị trong ô.

4. Xác định vị trí fill handle ở góc dưới cùng bên phải của ô mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ xác định vị trí fill handle cho ô D4.

5. Nhấp và kéo fill handle vào các ô mà bạn muốn điền vào (ô D5:D13 trong ví dụ).

6. Nhả chuột. Công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn với tham chiếu tuyệt đối và các giá trị sẽ được tính trong mỗi ô.

Bạn có thể nhấp đúp vào ô đã điền để kiểm tra chính xác công thức của chúng. Tham chiếu tuyệt đối ở mỗi ô nên giống nhau, trong khi các tham chiếu khác có liên quan đến hàng của ô.

Đảm bảo bao gồm dấu đồng đôla ($) bất cứ khi nào bạn thực hiện tham chiếu tuyệt đối trên nhiều ô. Các dấu đôla đã được bỏ qua trong ví dụ dưới đây. Điều này khiến Excel giải thích nó như một tham chiếu tương đối, tạo ra kết quả không chính xác khi sao chép vào các ô khác.

Sử dụng tham chiếu ô với nhiều trang tính

Excel cho phép bạn tham khảo bất kỳ ô nào trên bảng tính, điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn tham khảo giá trị cụ thể từ một bảng tính khác. Để làm điều này, bạn chỉ cần bắt đầu tham chiếu ô với tên của bảng tính theo sau bởi dấu chấm than (!). Ví dụ, nếu bạn muốn tham khảo ô A1 trên Sheet1, tham chiếu ô của nó sẽ là Sheet1!A1.

(*) Lưu ý rằng: nếu một tên bảng tính chứa dấu cách, bạn sẽ cần bao gồm dấu ngoặc đơn (' ') quanh tên. Ví dụ, nếu bạn muốn tham khảo ô A1 trên một bảng tính có tên là July Budget (Ngân sách tháng 7), thì tham chiếu ô của nó sẽ là 'July Budget'!A1.

Tham chiếu các ô trên các trang tính:

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ tham khảo một ô với một giá trị được tính giữa hai bảng. Điều này sẽ cho phép chúng tôi sử dụng chính xác giá trị trên hai bảng tính khác nhau mà không cần viết lại công thức hoặc sao chép dữ liệu.

1. Xác định vị trí ô mà bạn muốn tham chiếu và lưu ý bảng tính của nó. Trong ví dụ, chúng tôi muốn tham chiếu ô E14 trên bảng tính Menu Order (Đơn đặt hàng).

2. Điều hướng tới bảng tính mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn bảng tính hóa đơn Catering.

3. Xác định vị trí và chọn ô mà bạn muốn giá trị xuất hiện. Trong ví dụ, chúng ta sẽ chọn ô C4.

4. Gõ dấu bằng (=), tên bảng sau dấu chấm than (!) và địa chỉ ô. Trong ví dụ, chúng ta sẽ gõ ='MenuOrder'!E14.

5. Nhấn Enter trên bàn phím. Giá trị của ô được tham chiếu sẽ xuất hiện. Bây giờ, nếu giá trị của ô E14 thay đổi trên bảng tính Menu Order, nó sẽ được cập nhật tự động trên bảng tính hóa đơn Catering.

Nếu bạn đổi tên trang tính của mình ở điểm sau, tham chiếu ô sẽ được cập nhật tự động để phản ánh tên bảng tính mới.

Nếu bạn nhập tên bảng không đúng, lỗi #REF! sẽ xuất hiện trong ô. Trong ví dụ, chúng tôi đã nhầm lẫn tên của bảng tính. Để chỉnh sửa, bỏ qua hoặc điều tra lỗi, nhấp vào nút Error (Lỗi) bên cạnh ô và chọn một tùy chọn từ trình đơn.

 - Có thể bạn có kinh nghiệm làm việc với các công thức chỉ chứa một toán tử, chẳng hạn như 7+9. Các công thức phức tạp hơn có thể chứa một số toán tử toán học, chẳng hạn như 5+2*8. Khi có nhiều hơn một toán tử trong một công thức, thứ tự của phép tính sẽ cho Excel biết thao tác nào cần thực hiện trước. Để viết các công thức cho bạn câu trả lời chính xác, bạn cần phải hiểu được thứ tự thực hiện phép tính. Hãy cùng Tự Học Tin tìm hiểu cách tạo các công thức phức tạp hơn trong Excel 2016. Mời mọi người tham khảo!

Thứ tự của toán tử

Excel tính công thức dựa trên thứ tự của toán tử như sau:

1. Các toán tử nằm trong dấu ngoặc đơn

2. Phép tính hàm mũ (Ví dụ: 3^2)

3. Nhân và chia, tùy vị trí để thực hiện tính trước

4. Cộng và trừ, tùy vị trí để thực hiện tính trước

Tính ghi nhớ (mnemonic) có thể giúp bạn nhớ thứ tự là PEMDAS hoặc Please Excuse My Dear Aunt Sally, nghĩa là thực hiện phép tính trong ngoặc trước, xong đến số mũ, rồi cộng trừ nhân chia.

Dưới đây là cách thứ tự thực hiện phép tính được sử dụng để tính công thức trong Excel.

Sử dụng PEMDAS trong phép tính 10+(6-3)/2^2*4-1. Mặc dù công thức này trông có vẻ phức tạp nhưng chúng ta có thể sử dụng thứ tự từng bước để tìm ra câu trả lời đúng.

Đầu tiên, chúng ta sẽ bắt đầu tính trong ngoặc trước ngoài ngoặc sau. Trong trường hợp này, chỉ có một thứ chúng ta cần tính: 6-3=3.

Như bạn thấy, công thức đã trở nên đơn giản hơn. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét xem có số mũ nào không. Có một số mũ: 2^2=4.

Tiếp theo, chúng ta sẽ giải quyết phép nhân và phép chia, tiến hành thực hiện từ trái sang phải. Bởi vì phép chia đứng trước phép nhân nên nó được tính trước: 3/4=0,75.

Bây giờ, chúng ta sẽ tiếp tục giải phép nhân còn lại: 0.75*4=3.

Tiếp theo, tính đến phép cộng hoặc phép trừ, một lần nữa thực hiện từ trái sang phải. Thực hiện phép cộng trước: 10+3=13.

Cuối cùng, chúng ta thực hiện phép trừ phép còn lại: 13-1=12.

Bây giờ, câu trả lời của chúng tôi là: 12. Và đây chính xác là kết quả bạn sẽ nhận được nếu bạn nhập công thức vào Excel.

Tạo các công thức phức tạp

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cách Excel sử dụng thứ tự của toán tử để giải quyết một công thức phức tạp hơn. Ở đây, chúng tôi muốn tính chi phí thuế doanh thu cho một hoá đơn.

Để làm điều này, chúng ta sẽ viết công thức như =(D3+D4+D5)*0.075 trong ô D6. Công thức này sẽ thêm giá của mặt hàng, sau đó nhân giá trị đó bằng mức thuế suất 7.5% (được viết là 0.075) để tính toán kết quả.

Excel tuân theo thứ tự của toán tử và trước tiên cộng các giá trị trong ngoặc đơn: (45.80+68.70+159.60) = 274.10. Sau nhân giá trị đó với mức thuế suất: 274.10*0.075. Kết quả sẽ cho thấy thuế bán hàng là $20.56.

Điều đặc biệt quan trọng là thực hiện theo thứ tự phép tính khi tạo công thức. Nếu không, Excel sẽ đưa ra kết quả tính toán không chính xác. Trong ví dụ, nếu không có dấu ngoặc đơn, phép nhân sẽ được tính đầu tiên và kết quả đưa ra sẽ không chính xác. Dấu ngoặc đơn thường là cách tốt nhất để xác định phép tính nào sẽ được thực hiện trước trong Excel.

Tạo ra một công thức phức tạp sử dụng thứ tự thực hiện phép tính

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng các tham chiếu ô cùng với các giá trị số để tạo một công thức phức tạp tính tổng một hàm subtotal (hàm phụ). Công thức sẽ tính toán chi phí của mỗi mục trình đơn, sau đó cộng các giá trị này lại với nhau.

1. Chọn ô chứa công thức. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn ô C5.

2. Nhập công thức của bạn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ gõ =B3*C3+B4*C4. Công thức này sẽ tuân theo thứ tự thực hiện phép tính, đầu tiên thực hiện phép nhân: 2.79*35 = 97.65 and 2.29*20 = 45.80. Sau đó sẽ cộng các giá trị này để tính tổng: 97.65+45.80.

3. Kiểm tra lại độ chính xác của công thức, sau đó nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ tính toán và hiển thị kết quả. Trong ví dụ, kết quả cho thấy tổng hàm subtotal là $143.45.

Bạn có thể thêm dấu ngoặc đơn vào bất kỳ phương trình nào để dễ đọc hơn. Mặc dù nó sẽ không làm thay đổi kết quả của công thức trong ví dụ này nhưng chúng ta có thể bao gồm các phép nhân trong ngoặc đơn để làm rõ rằng chúng sẽ được tính toán trước khi cộng.

Lưu ý: Excel không phải lúc nào cũng thông báo nếu công thức của bạn có lỗi, do đó bạn hãy kiểm tra tất cả các công thức của mình.

(*) Hẹn gặp lại các bạn ở bài học tiếp theo: Bài 15. Địa chỉ ô (tham chiếu ô)

Nguồn tuhoctin.net

(Người gửi bài: ntkhanh)