BÀI 2. THAO TÁC VỚI TỆP TIN

1. Tạo mới văn bản (New)

• (*) Cách 1: Vào File/New sau đó chọn Blank Document hoặc chọn các mẫu (template) có sẵn.
• (*) Cách 2: Nhấn nút New trên thanh công cụ Quick Access Toolbar. Nút New thường có biểu tượng trang giấy trắng.
• (*) Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.

Khi vào File/New, hãy gõ từ khóa  rồi nhấn enter hoặc chọn các từ gợi ý  để tìm kiếm hàng ngàn mẫu văn bản khác nhau từ Microsoft.

2. Mở văn bản (Open)

Để mở văn bản đã có, chúng ta nên biết trước tên tệp tin văn bản và nơi đặt chúng.

Thực hiện thao tác mở như sau:

• (*) Bước 1:
  • Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O
  • Cách 2: Nhấn nút Open (hình thư mục) trên thanh công cụ Quick Access Toolbar
  • Cách 3: Vào File/Open
• (*) Bước 2: Với Word 2016 thì Backstage View hiện ra, chọn các mục có sẵn, mở trên OneDrive hoặc cách đơn giản nhất là nhấn vào Browse để tìm nơi mở văn bản.

• (*) Bước 3: Hộp thoại Open bật lên, lần lượt thực hiện:

 Chọn nơi chứa văn bản, cũng có thể chọn nhanh ở vùng bên trái.

 Chọn văn bản cần mở.

 Nhấn Open để mở văn bản.

3. Lưu văn bản (Save)

Thực hiện thao tác lưu là ghi những thay đổi ra bộ nhớ ngoài, do đó nếu có sự cố thì cũng không bị mất dữ liệu. Khi văn bản chưa lưu lần nào, chúng ta cần phải chọn nơi đặt tệp tin văn bản, đặt tên cũng như chọn định dạng thích hợp cho tệp tin.

Thao tác lưu nên được thực hiện ngay sau khi tạo mới tệp, và được thực hiện thường xuyên trong quá trình làm việc.

Thao tác lưu thực hiện như sau:

• (*) Bước 1:
  • Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
  • Cách 2: Nhấn nút Save (hình đĩa mềm) trên thanh công cụ Quick Access Toolbar
  • Cách 3: Vào File/Save

Nếu văn bản đã được lưu trước đó thì ta chỉ thấy màn hình hơi nháy. Nếu văn bản chưa được lưu thì thực hiện tiếp các bước phía dưới.

• (*) Bước 2: Với Word 2016 thì Backstage View hiện ra, chọn các mục có sẵn, lưu lên OneDrive hoặc cách đơn giản nhất là nhấn vào Browse để tìm nơi lưu tệp tin.

• (*) Bước 3: Hộp thoại Save As bật lên, lần lượt thực hiện:

 Chọn nơi để lưu văn bản, cũng có thể chọn nhanh ở vùng bên trái.

 Thư mục sẽ lưu văn bản.

 Đặt tên cho tệp tin văn bản ngắn gọn, dễ nhớ, dễ hiểu.

 Chọn định dạng thích hợp cho tệp tin văn bản.

 Nhấn nút Save để lưu.

 Chú ý: Khi có thông báo như ảnh dưới là đã tồn tại tệp tin cùng tên trong thư mục đã chọn.

• Bạn cần nhấn Cancel để quay lại và chọn tên khác nếu không muốn mất toàn bộ dữ liệu của tệp đang có.
• Chỉ nhấn Yes khi bạn thực sự muốn thay thế tệp tin cũ bằng tệp tin đang muốn lưu.

4. Lưu với tên khác (Save As)

Thao tác này được dùng khi bạn không muốn lưu những thay đổi đã thực hiện lên tệp tin văn bản gốc. Khi đó, cách tốt nhất là lưu chúng thành 1 tệp tin khác.

Cách thực hiện:

• - Cách 1: Vào File/Save As
• - Cách 2: Nhấn F12

Sau đó, bạn thực hiện các bước tương tự như thao tác lưu lần đầu.

Chúng ta thường dùng thao tác này khi làm việc với các tệp tin mẫu.

Giả sử thế này: "Sếp" của bạn đưa cho bạn 1 mẫu báo cáo tháng và yêu cầu đầu mỗi tháng hãy nộp lại. Bạn nhận tệp tin mẫu và muốn giữ nó để dùng lâu dài. Khi đó bạn có 2 cách làm:

1. Bạn sao chép (Copy) tệp tin này ra thành nhiều bản, mỗi bản dùng cho 1 tháng.
2. Khi làm báo cáo tháng nào, ta mở mẫu ra và thực hiện thao tác Save As để lưu thành báo cáo của tháng đó 
   → Tất nhiên cách này tiện lợi và nhanh hơn.

5. Đóng văn bản (Close)

Khi hoàn tất quá trình làm việc, ta nên thực hiện đóng tệp tin văn bản đang dùng để đảm bảo dữ liệu được an toàn.

Cách thực hiện:

• - Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4 (thực hiện được với hầu hết các cửa sổ.
• - Cách 2: Nhấn nút Close (nút   X   ở bên phải trên cửa số).
• - Cách 3: Vào File/Close.

Khi đóng văn bản bạn cần thực hiện lưu văn bản đang làm việc. Nếu bạn chưa lưu sẽ có thông báo như ở dưới. Nhấn Save nếu muốn lưu, nhấn Don't Save nếu thoát mà không lưu và nhấn Cancel để quay trở lại tiếp tục làm việc.