- Chúng ta sử dụng Microsoft Word để tạo ra văn bản, và phần lớn văn bản đó dùng để in. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn định dạng trang in như: chọn khổ giấy, hướng in, canh lề, header/footer, đánh số trang...

 - Để thực hiện hầu hết các thao tác trong bài này, chúng ta sử dụng ribbon Layout. Với giao diện như sau:

Trong đó:

Kí hiệu	Chức năng
	Đặt lề cho trang giấy
	Chọn hướng in
	Chọn khổ giấy (cỡ giấy)
	Mở hộp thoại Page setup... với nhiều tuỳ chọn hơn

Thao tác định dạng trang in thường được thực hiện ngay khi vừa tạo ra văn bản. Định dạng khổ giấy, hướng in, canh lề... ngay khi trước khi bắt đầu công việc là rất cần thiết cho những văn bản dài.

Chọn hướng in

Theo mặc định, Word thường đặt hướng in dọc cho trang văn bản. Tuy nhiên, để đặt lại hướng in bạn vào ribbon Layout. Tại đây, trong group Page Setup bạn chọn mục Orientation (mục  ở trên) rồi trong menu thả xuống bạn chọn Portrait (in dọc) hoặc Landscape (in ngang).

Chọn khổ giấy

 - Để chọn khổ giấy, bạn vào ribbon Layout. Tại đây, trong group Page Setup bạn chọn mục Size (mục  ở trên) rồi trong menu thả xuống, bạn chọn khổ giấy mình cần.

 - Khổ giấy được mọi người thường dùng nhất là khổ A4 (21cm - 29.7cm). Bạn cần phân biệt nó với khổ Letter (21.59cm - 27.94cm), khổ giấy thường được Word đặt mặc định mặc dù chúng gần bằng nhau. Sẽ rất khác nhau giữa 2 khổ giấy này nếu bạn soạn thảo những văn bản dài và in chúng ra.

 - Ngoài cách này ra, bạn có thể bấm nút  ở trên để mở hộp thoại Page Setup. Trong hộp thoại này, tại tab Paper ở mục Paper size ta cũng có thể lựa chọn khổ giấy cho trang in.

Đặt lề cho trang giấy

Lề của trang giấy là khoảng cách tính từ mép giấy tới nội dung của trang. Để đặt lề cho trang, bạn vào ribbon Layout. Tại đây, trong group Page Setup bạn chọn mục Margins (mục  ở trên) rồi trong menu thả xuống, bạn chọn cách đặt lề cần thiết.

Trong trường hợp bạn không tìm được cách đặt lề mong muốn, hãy chọn Custom Margin hoặc lựa chọn mục  ở trên để mở hộp thoại Page Setup và thiết lập như hướng dẫn bên dưới.

Hộp thoại Page Setup

Hộp thoại Page Setup ngoài việc dùng để chọn khổ giấy như ở phần trên, nó còn dùng để thiết lập một số tuỳ chọn khác cho việc định dạng trang in.

Giải thích các mục:

 + Mục : thiết lập lề cho trang. Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải). Thông thường với văn bản cần phải đóng gáy ta có thể đặt lề trái lớn hơn, hoặc dùng mục Gutter để đặt gáy cho chi tiết. Khi đó sẽ giảm lề trái về bình thường.

 + Mục : chọ hướng in

 + Mục : thiết lập kiểu trang khác nhau.

• - Normal: in 1 mặt (mặc định).
• - Mirror margins: in 2 mặt. Cách đánh số trang, lề của trang sẽ đối xứng giữa trang chẵn và trang lẻ.
• - 2 pages per sheet: 2 trang trên 1 mặt giấy. Dùng để in giấy mời chẳng hạn.
• - Book fold: gập đôi trang giấy theo chiều ngang. Hay dùng để in tóm tắt đề tài trên khổ A5, tức là 2 trang A5 trên một mặt A4.

 + Mục : hình ảnh xem trước kết quả.

 + Mục : Mục này rất quan trọng. Đây là mục chọn đối tượng sẽ chịu ảnh hưởng khi bọn chọn các thiết lập ở trên rồi ấn OK.

• - Whole document: toàn bộ văn bản.
• - This point forward: từ trang hiện tại trở đi.
• - Seleted text: trang chứa những vùng văn bản đang chọn.
• - This section: thiết lập cho phần (section) hiện tại.

 + Mục : đặt mặc định. Có nghĩa là những văn bản sau này khi tạo mới bằng Word sẽ sử dụng những thiết lập: khổ giấy, hướng in, lề,... mà bạn đang chọn ở bên trên.

Thêm số trang

 - Để thêm số trang ta vào ribbon Insert. Tại group Header & Footer, tai chọn Page Number để chèn số trang. Trong mục này, ta có thể chèn trang vào bên trên (Top of Page) hoặc bên dưới (Bottom of Page). Tại mỗi mục đó, ta cũng có thể chọn đặt số trang ở bên trái, bên phải hay ở giữa.

 - Ta cũng có thể chọn mục Format Page Number... để mở hộp thoại thiết lập số trang: loại số trang (1,i,a,...), trang bắt đầu,...

Thêm Header và Footer

 - Header và Footer là những phần văn bản ở phía bên trên và phía bên dưới của trang. Chúng được lặp lại liên tục giữa các trang. Ở đó chúng ta có thể ghi các thông tin như tên tài liệu, tác giả, nơi phát hành...

 - Để thêm Header và Footer nhanh nhất ta có thể nhấp chuột đúp (double-click) vào vùng lề bên trên hoặc lề bên dưới. Khi đó phần soạn thảo chính của trang sẽ mờ đi và phẩn Header và Footer sẽ được nổi lên để chúng ta nhập nội dung.

Một cách khác để thêm Header và Footer là ta sẽ chọn mục này trong ribbon Insert. Ta chọn Header hoặc Footer rồi lựa chọn mẫu phù hợp.

Thanh công cụ Design

Khi chúng ta thêm Header/Footer hay đánh số trang, ribbon Design sẽ nổi lên để chúng ta có thể thiết lập những tuỳ chọn.

Kí hiệu	Chức năng
	Thêm hoặc hiệu chỉnh Header
	Thêm hoặc hiệu chỉnh Footer
	Thêm hoặc hiệu chỉnh số trang
	Thêm ngày tháng và thời gian
	Thêm một số thông tin của tài liệu: tác giả, tên tài liệu,...
	Thêm một số thành tố của tài liệu
	Thêm ảnh là Header hoặc Footer
	Thêm ảnh online
	Chọn thiết lập này khi muốn trang đầu tiên có Header/Footer hoặc số trang khác các trang còn lại
	Chọn thiết lập này khi muốn trang chẵn và trang lẻ khác nhau (để in 2 mặt chẳng hạn)
	Link to Previous: khi tài liệu có nhiều section, bỏ chọn mục này để các section có định dạng Header/Footer khác nhau

 - Chữ in hoa thụt cấp (Drop Cap) là kí tự đầu tiên của 1 đoạn văn có kích thước, định dạng riêng biệt mang tính chất trang trí cho văn bản.

 - Để thêm Drop Cap cho đoạn văn ta chọn đoạn văn đó, sau đó vào Insert/Text/Add a Drop Cap như hình dưới.

Trong menu hiện ra, bạn chọn Dropped hoặc In margin để chọn loại Drop Cap mong muốn:

• (*) Dropped: Chữ in hoa thụt cấp nằm trong 1 vùng trái trên của đoạn văn.
• (*) In margin: Chữ in hoa thụt cấp nằm bên ngoài lề của đoạn văn.

Bạn có thể chọn Drop Cap Options... để mở hộp thoại Drop Cap. Tại hộp thoại này bạn có thể tùy chỉnh Drop Cap theo ý mình.

Kí hiệu	Chức năng
	Không có Drop Cap. Dùng nút này nếu muốn xóa Drop Cap đang có
	Chọn loại Drop Cap là Dropped
	Chọn loại Drop Cap là In margin
	Chọn font chữ cho Drop Cap
	Chọn số dòng mà Drop Cap chiếm
	Chọn khoảng cách từ Drop Cap tới chữ trong đoạn văn

 - Trong khi soạn thảo văn bản, đặc biệt là soạn thảo các biểu mẫu để người khác điền vào ta thường sử dụng Tab để giãn cách văn bản. Ví dụ như biểu mẫu dưới đây:

 - Trong hình ảnh trên, các đoạn có dấu ... được tạo ra bằng Tab mà không phải gõ liên tiếp các dấu chấm (chúng tôi không khuyến khích cách này). Việc sử dụng Tab sẽ linh hoạt hơn khi chúng ta có thể dễ dàng thay đổi vị trí, canh chỉnh hay kiểu kí tự dẫn (ở đây là dấu chấm) của Tab.

Khi chúng ta nhấn phím Tab trên bàn phím, mặc định sẽ cách văn bản ra 1 đoạn (thường là 1.27cm và có thể thay đổi được). Để định dạng Tab theo ý mình, bạn có thể sử dụng thanh thước (Ruler) hoặc sử dụng hộp thoại Tabs như cách làm dưới đây.

Thêm Tab nhanh bằng thanh thước

Ta có thể sử dụng thanh thước để thao tác nhanh với Tab. Nếu chưa bật thanh thước bạn vào tab View rồi bật Ruler lên nhé.

Kí hiệu	Chức năng
	Dùng nút này để chuyển giữa các loại Tab. Sau khi chọn loại Tab ở đây, bạn chỉ việc nhấn chuột vào thanh thước để thêm Tab vào vị trí mình muốn.
	Tab canh trái
	Tab canh theo thanh thẳng
	Tab canh giữa
	Tab canh theo dấu chấm thập phân (dữ liệu kiểu số thực)
	Tab canh phải

Sau khi định dạng Tab mong muốn, bạn chỉ cần nhấn phím Tab trên bàn phím là con trỏ soạn thảo sẽ nằm tại các vị trí mà bạn đặt Tab. Chúng ta gọi các vị trí đặt Tab là các điểm dừng Tab (Tab Stop).

Bạn có thể thay đổi vị trí Tab Stop bằng cách nhấn giữ chuột và kéo sang nơi khác trên thanh thước.

Để xóa Tab, trên thanh thước ta nhấn giữ vào Tab cần xóa và kéo vào phía văn bản rồi thả chuột ra.

Định dạng Tab chi tiết

Khi thêm Tab bằng thanh thước như trên, mặc định các Tab Stop được tạo ra đều có kiểu dẫn là khoảng trắng. Nếu muốn thay đổi điều này, bạn hãy mở hộp thoại Tabs bằng cách vào tab Home/Paragraph và nhấn vào nút ở góc phải dưới để mở hộp thoại Paragraph.

Sau khi mở hộp thoại Paragraph, hãy nhấn nút Tabs... ở phía góc trái-dưới để mở hộp thoại Tabs.

Trong hộp thoại Tabs bật lên, bạn hãy chọn định dạng Tab Stop theo ý mình.

Kí hiệu	Chức năng
	Danh sách các Tab Stop hiện có của đoạn văn hiện tại. Bạn có chỉnh sửa lại vị trí (giống trên thanh thước) bằng cách chọn danh sách ở dưới, thậm chí có thể thêm 1 Tab Stop mới.
	Khoảng cách mặc định khi nhấn phím Tab, có thể thay đổi lại theo ý muốn.
	Chọn loại Tab Stop (Left-Canh trái, Center-Canh giữa, Right-Canh phải, Decimal-Canh theo dấu chấm thập phân, Bar-Canh theo thah thẳng).
	Chọn kiểu kí tự dẫn (Leader) của Tab Stop (mặc định là None).
	Nhớ nhấn nút này để thiết lập Tab Stop theo các tùy chọn ở phía trên
	Xóa Tab Stop hiện tại.
	Xóa tất cả Tab Stop hiện có.

Một cách khác để mở hộp thoại Tabs nhanh hơn là nhấn đúp chuột (double-click) vào bất kỳ Tab Stop nào trên thanh thước.